Решение задачи оптимальной расстановки принтеров в офисе связано с определением требуемого объема печати, кадрового состава и его функций, требуемого качества печати для каждого отдела. Например, дизайнер должен изготавливать документы с цветной печатью на формате А3, а остальные отделы документы с черным шрифтом на формате А4. Офису необходим 1 цветной принтер, предназначенный для формата А3. В случае разовой необходимости распечатать документ формата А3 или цветную диаграмму служащие других отделов могут использовать принтер дизайнера.

Объем печати по каждому отделу можно определить по количеству бумаги, выданной этому отделу в прошлом периоде с корректировкой на изменение штата работников. Выбор производительности принтера желательно увеличить на 20-30% по сравнению с прогнозируемым объемом печати с учетом цикличности документооборота и его возможного роста. Для старой техники можно прошивку принтера в Днепропетровске осуществить через сервисный центр «Мастер картридж» для экономной работы. В зависимости от выполняемых функций персоналом и объема печати отдела принтеры могут размещаться по одному на кабинет или группу кабинетов, или персонально для определенных категорий работников и персонала, обрабатывающего конфиденциальную информацию организации. В каждом случае подбирается необходимая производительность принтера, технология и качество печати, рассчитывается минимальная цена печати.

Для принтера, устанавливаемого стационарно на рабочем столе служащего необходимо учитывать габариты принтера, а в случае необходимости периодической перестановки принтера – его вес. Трудоемкость обслуживания принтера зависит от простоты замены расходных деталей и материалов, наличия указателя количества бумаги в лотке и удобства ее укладки в лоток.